Obowiązek wystawiania paragonów

Jak już wiemy, jednym z podstawowych obowiązków, które fiskus nakłada na użytkowników kas fiskalnych, jest terminowe i zgodne z przepisami sporządzanie rozmaitych wydruków, stanowiących podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Do wydruków fiskalnych zaliczamy paragony (które wstępnie omówiliśmy we wcześniejszym artykule), a także raporty dobowe, pełne raporty miesięczne oraz wykonywane w niektórych sytuacjach raporty okresowe.

Sprzedawca musi wydrukować paragon, ponieważ:

  • dla fiskusa wydruk paragonowy jest dowodem na to, iż sprzedaż została przez podatnika prawidłowo zaewidencjonowana (czyli wszystkie dane dotyczące sprzedaży, takie jak obrót i wysokość podatku należnego zostały wprowadzone do pamięci kasy i mogą zostać w każdej chwili odczytane, np. w celu sprawdzenia, czy sprzedawca nie zaniża podatków).
  • na każdym paragonie muszą się pojawiać dane, umożliwiające kupującemu dochodzenie swoich praw w przypadku reklamacji: adres placówki, NIP przedsiębiorcy, godzina oraz dzień sprzedaży, nazwa zakupionego towaru oraz jego cena.
Ponadto każdy paragon po wydrukowaniu musi zostać oderwany i wręczony klientowi – nawet wówczas, gdy kupujący stwierdza, iż nie jest to konieczne. Sprzedawca, który wydrukuje paragon i nie wyda go nabywcy, może – o ile zostanie na tym niedopatrzeniu przez przedstawicieli fiskusa złapany – otrzymać  nawet kilkusetzłotowy mandat skarbowy.
Warto w tym miejscu dodać, iż choć wielu sprzedawców uważa wymóg wręczania paragonu za bezsensowny i utrudniający życie, inspektorzy skarbowi mają na ten temat nieco inne zdanie i najczęściej motywują swoje stanowisko w następujący sposób:
  • sprzedawca, który nie wręcza klientom paragonów, narusza dobro konsumenta i odbiera mu możliwość złożenia reklamacji,
  • wydawanie paragonów stanowi czytelny sygnał, iż sprzedający nie ma nic do ukrycia (np. nie oszukuje klientów na cenach),
  • oderwany i wręczony klientowi paragon jest również dowodem na to, iż akt sprzedaży został w prawidłowy sposób zaewidencjonowany (sprzedawca nie zostawił sobie furtki, jaką jest anulowanie paragonu i unieważnienie zawartej transakcji, która w takim przypadku mogłaby stanowić źródło nieujawnionego, a tym samym nielegalnego dochodu).
Podsumowując: wręczanie paragonów dowodzi rzetelności oraz uczciwości sprzedawcy – tak wobec klienta, jak i wobec fiskusa.

 

Warto na zasadzie ciekawostki opisać w tym  miejscu autentyczne sytuacje, które ilustrują pomysłowość sprzedawców próbujących zaniżać wysokość obrotów i w pewien sposób tłumaczą restrykcyjne stanowisko urzędników skarbowych. Otóż niektórzy przedsiębiorcy, aby uniknąć płacenia podatków, ewidencjonują część sprzedaży na niezarejestrowanej kasie (najczęściej jest to kupione na allegro używane urządzenie, najchętniej zaprogramowane na poprzedniego właściciela). Jeszcze inni wykorzystują fakt, iż kasa nie ma wyłączonego trybu szkoleniowego i drukują paragony niefiskalne, które tylko pozornie dokumentują akt kupna-sprzedaży.  Co istotne, sprzedawcy ci unikają wręczania klientom paragonów, które mogłyby stanowić dowód ich oszustwa. Zwróćmy uwagę na to, iż w obu przypadkach nieuczciwi kasjerzy zachowują wszelkie pozory legalności – wbijają dane na kasę i drukują paragon, zachowują się więc zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tyle tylko, iż ów paragon jest w gruncie rzeczy bezwartościowym świstkiem, a nie dokumentem potwierdzającym zawarcie transkacji.

 

Magazyn na paragony
Jak już wiemy, oryginał paragonu musi trafić w ręce klienta, natomiast jego kopia powinna zostać przez sprzedawcę zarchiwizowana. Zgodnie z prawem rolki z kopiami paragonów stanowią dokument księgowy, który powinien być pieczołowicie przechowywany (podatnik nie może więc wyrzucić lub zniszczyć żadnej rolki). Podstawę prawną stanowi w tym przypadku ustawa o rachunkowości, w której został umieszczony zapis głoszący, iż dowody oraz dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez okres pięciu lat (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą). Jednak w 2010 roku na mocy postanowień zawartych w przepisach przejściowych Minister Finansów skrócił  obowiązkowy okres magazynowania rolek, tak więc wynosi on obecnie dwa lata.
Wymóg archiwizowania kopii absolutnie wszystkich paragonów wydanych w trakcie eksploatacji urządzenia fiskalnego dla wielu przedsiębiorców stanowi źródło dodatkowych stresów i powoduje niepotrzebne wydatki. Przechowywanie kilkuset tysięcy rolek papieru wiąże się bowiem z koniecznością wynajęcia  dodatkowej powierzchni magazynowej, a co za tym idzie – z wysokimi kosztami.  Problem ten dotyczy zwłaszcza dużych sklepów, w których wydaje się dziennie znaczną liczbę paragonów.
Nic więc dziwnego, iż obowiązek archiwizowania kopii paragonów jest przez większość przedsiębiorców mocno krytykowany. Ich zdaniem ów wymóg jest o tyle bezsensowny, iż dobowe raporty fiskalne (zapisane na trwałe w pamięci kasy) i tak gwarantują fiskusowi dostęp do wszystkich informacji, które zawierają kopie paragonów. Nie dochodzi więc do sytuacji, w której nastąpiłaby utrata danych istotnych dla prawidłowości rozliczeń podatkowych.
Kolejnym aspektem budzącym sprzeciw przedsiębiorców jest obowiązek zapewnienia czytelności wydruków. Nie wiedzieć czemu, ustawodawca scedował ten wymóg na właścicieli kas fiskalnych, zamiast obarczyć nim producentów papierowych rolek. Tymczasem jak dowodzi codzienna praktyka, trwałość przechowywanych przez kilka lat wydruków jest raczej niewielka (zwłaszcza paragony drukowane na papierze termicznym szybko blakną pod wpływem czynników zewnętrznych). Bywa więc, że po roku składowania rolek nie da się z kopii paragonu niczego odczytać: ani daty zakupu, ani nazwy produktu, ani tym bardziej wysokości podatku. Tymczasem jeśli w trakcie kontroli skarbowej okaże się, że kopie paragonów uległy fizycznemu zużyciu – to przedsiębiorca musi się z tego faktu przed fiskusem gęsto tłumaczyć (np. udowadniając, iż nieczytelność kopii  nie wynikła z rażących zaniedbań z jego strony).

 

Kasy z elektronicznym zapisem kopii
Na szczęście, dziś przedsiębiorcy mogą skorzystać z rewelacyjnego rozwiązania, jakim jest kasa fiskalna z elektronicznym zapisem kopii dokumentów. Ten typ urządzeń pozwala bowiem na archiwizowanie paragonów na elektonicznym nośniku danych (karcie SD). Dzięki temu nie tylko odpada nam problem z magazynowaniem dużej ilości papieru, lecz również nie musimy  przekonywać inspektorów skarbowych, iż brak czytelności paragonów nie jest naszą winą.