Jakie obowiązki ma serwisant

Zgodnie z przepisami jedyną osobą, która w razie awarii kasy fiskalnej może zajmować się jej naprawą, jest pracownik firmy serwisującej legitymujący się stosownymi uprawnieniami. Najczęściej zdobycie uprawnień przebiega następująco:

 

– firma serwisująca występuje do producenta kas fiskalnych z propozycją nawiązania współpracy i podpisania umowy dealerskiej,
– po uzyskaniu zgody kieruje pracowników (minimum dwóch) na szkolenie certyfikujące, zakończone egzaminem. Podczas szkoleń serwisant zdobywa uprawnienia na różne typy urządzeń fiskalnych znajdujących się w ofercie producenta.
– po pomyślnym zaliczeniu testów serwisant otrzymuje imienną i opatrzoną zdjęciem legitymację oraz własną plombownicę do nakładania plomb na moduł fiskalny. Natomiast producent wpisuje serwisanta na listę osób upoważnionych do wykonywania napraw gwarancyjnych i pozagwarancyjnych oraz obowiązkowych przeglądów technicznych, a także przesyła jego dane do Urzędu Skarbowego.

 

Ciekawostki:
1. Uprawnienia wydawane są na okres jednego roku i dotyczą określonego typu kasy – ukończenie kursu nie daje więc serwisantowi prawa do naprawy wszystkich urządzeń jednego producenta, a jedynie do usuwania usterek w wybranych modelach (ich nazwy muszą być wyszczególnione na legitymacji).
2. Serwisant jest zobowiązany do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji poprzez udział w warsztatach produktowych, musi również co rokuwystąpić z wnioskiem do producenta o przedłużenie terminu ważności uprawnień.
3. Jednym z wymogów umowy dealerskiej jest posiadanie przez firmę serwisującą magazynu części zamiennych, a także narzędzi i aparatury kontrolno-pomiarowej. Ponadto serwis jest zobowiązany do zaopatrywania klientów w materiały eksploatacyjne pochodzące od producenta (papierowe rolki, nośniki SD).
4. Autoryzowany serwisant, który nie wykonuje obsługi kas fiskalnych w firmie do tego uprawnionej, nie ma prawa do prowadzenia serwisu i musi zwrócić legitymację producentowi. Serwisant może zajmować się obsługą kas fiskalnych tylko i wyłącznie wtedy, gdy jest pracownikiem firmy związanej z producentem umową dealerską. Osoba, która chciałby przeprowadzać naprawy na własną rękę, np. na zasadzie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, musi się liczyć z faktem, iż bezpowrotnie straci prawo do wykonywania zawodu.  Także użytkownik, który korzysta z usług takiej osoby, może się narazić na niemałe kłopoty. Zgodnie bowiem z załącznikiem 6 do Rozporządzenia Ministra Finansów „serwis kas stosowanych do prowadzenia ewidencji przez podatnika nie może być prowadzony lub wykonywany przez niego ani przez osobę zatrudnioną przez podatnika na podstawie stosunku pracy, zlecenia, umowy o dzieło, agencyjnej i innych umów o podobnym charakterze”.
5. Nie wszystkie naprawy mogą być wykonywane w firmie serwisującej. Serwis dealera nie ma bowiem prawa naprawiać ani wymieniać modułu fiskalnego, dlatego w przypadku jego awarii kasa fiskalna musi zostać odesłana do serwisu fabrycznego.
Uwaga! Jeżeli dowiemy się w serwisie, iż usterka dotyczy pamięci fiskalnej, musimy się liczyć z wydłużonym okresem naprawy urządzenia.
5. W przypadku powtarzających się skarg od klientów producenci mogą wypowiedzieć firmie serwisującej umowę. Niesolidnym serwisantom w lżejszych przypadkach może grozić zawieszenie uprawnień, w cięższych – ich całkowite odebranie (oraz powiadomienie o tym fakcie właściwych urzędów skarbowych).

 

Czym zajmuje się serwisant
Warto przypomnieć, iż serwisowanie kas fiskalnych obejmuje: fiskalizację urządzenia, obowiązkowe przeglądy techniczne, wszelkie naprawy wykonywane w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym, a także konieczne czynności konserwacyjne. Ponadto serwisant odpowiada za wpisy do książki serwisowej i zgłasza fiskalizację kasy do urzędu skarbowego.
Należy jednak dodać, iż wiele firm serwisujących oferuje swoim klientom dodatkowe usługi: szkolenia w zakresie obsługi kas fiskalnych, a także pomoc w prawidłowym zaprogramowaniu nazw towarowych oraz stawek PTU.
Podczas obowiązkowych przeglądów technicznych serwisant wykonuje następujące czynności:
– sprawdza stan plomb kasy i ich zgodność z zapisami w książce serwisowej i dokumentacji serwisu,
– weryfikuje program kasy, jego wersję, zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu,
– ocenia poprawność działania kasy, zwłaszcza w zakresie emisji dokumentów fiskalnych,
– sprawdza stan obudowy kasy, płyty głównej, pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego co do zgodności z dokumentacją konstrukcyjną,
– testuje poprawność działania wyświetlacza klienta,
– wynik przeglądu wraz z zaleceniami wpisuje do książki serwisowej.
Obowiązkowe przeglądy techniczne muszą być wykonywane raz na dwa lata – użytkownika, który nie dopełni tej formalności (nawet z powodów od niego niezależnych), czekają dość nieprzyjemne konsekwencje. Po pierwsze, urząd skarbowy zażąda od niego zwrotu ulgi, po drugie – może mu dodatkowo wręczyć mandat karny. Istotne jest to, iż za dotrzymanie wyznaczonego terminu odpowiada przed fiskusem tylko i wyłącznie właściciel urządzenia (to on, a nie serwisant, musi pamiętać o dacie przeglądu).

 

Ciekawostki:
1. Obowiązkowy przegląd techniczny musi być przeprowadzony również wtedy, kiedy użytkownik urządzenia zawiesił działalność gospodarczą lub z jakiegoś powodu zaprzestał ewidencjonowania obrotów na kasie fiskalnej, ale nie wyrejestrował urządzenia.
2. Podczas przeglądu technicznego sprawdzane są przede wszystkim te elementy konstrukcyjne kasy, które odpowiadają za ewidencjonowanie obrotów i których wadliwe działanie mogłoby wpłynąć na nieprawidłowe wyliczanie podatków. Tak więc podczas przeglądu serwisant nie szuka usterek, wpływających na funkcjonowanie kasy, ani też nie sprawdza, czy pozostałe elementy urządzenia, np. mechanizm drukujący, zasilanie, wyświetlacz kasjera – działają poprawnie. Oczywiście, użytkownik może poprosić serwisanta o ocenę stanu kasy i wymianę wadliwych elementów, jednak będą to czynności podejmowane poza przeglądem technicznym.