Komu potrzebne są paragony?

Do wydruków fiskalnych, stanowiących podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym, zaliczamy: paragony (zarówno oryginały, jak i ich kopie), raporty dobowe, pełne raporty miesięczne oraz raporty okresowe (np. raport wykonywany przy wyrejestrowaniu kasy). Wszystkie wydruki rozliczeniowe posiadają status dokumentów księgowych, muszą więc być przez okres pięciu lat przechowywane (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą).

 

Dzięki zawartym na wydrukach fiskalnych informacjom urząd skarbowy może bez trudności określić, jak kształtują się obroty w danej firmie i czy podatnik prawidłowo wylicza wysokość podatku.

Wydruki fiskalne ułatwiają więc pracę urzędnikom skarbówki, natomiast dla sprzedawców często stanowią prawdziwe źródło udręki – należy je bowiem wykonywać w ściśle określonych terminach i przechowywać w odpowiednich warunkach.  Na dodatek, ich zniszczenie lub zgubienie często powoduje nieprzyjemne sankcje prawne w postaci mandatu lub grzywny skarbowej.

 

Jakie informacje powinien zawierać paragon?
Jako że paragon jest dokumentem księgowym, musi spełniać drobiazgowe wymogi formalne, zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Po pierwsze – muszą się na nim pojawiać określone dane, występujące w ściśle wyznaczonym przez ustawodawcę porządku. Po drugie – każdy paragon musi zawierać oznaczenia fiskalne: logo fiskalne oraz pełny numer unikatowy kasy, umożliwiający identyfikację konkretnego urządzenia (a pośrednio – również samego podatnika).
O ile bowiem podatnik może samodzielnie zmienić dane tworzące tzw. nagłówek paragonu (np. wprowadzając nazwę nieistniejącej firmy lub też firmy działającej pod fałszywym adresem), o tyle nie jest w stanie usunąć z paragonu wprowadzonego do pamięci fiskalnej numeru unikatowego oraz NIP-u.  Fiskus może więc na podstawie treść paragonu dociec, iż sprzedawca posługuje się nie swoją kasą (co – zdaniem pracowników skarbówki – wcale nie należy do rzadkości).
Każdy paragon musi zatem zawierać:
1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika
2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
3.  numer wydruku,
4.  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
5. nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
7.  ilość i wartość sprzedaży,
8.  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
9. wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
10. łączna kwotę podatku,
11. łączną kwotę należności,
12. kolejny numer paragonu fiskalnego,
13. kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
14. logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
15. oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.
Choć sam układ paragonu jest stały i niezmienny (kolejność pozycji jest bowiem odgórnie narzucona i nie da się jej w żaden sposób zmodyfikować, np. kasując punkt 3, 7 i 12), to jednak kilka pojawiających się na paragonie elementów wymaga wcześniejszego zaprogramowania. Podatnik musi więc przed zafiskalizowaniem kasy wprowadzić do jej pamięci szereg informacji, które umożliwią prawidłowy wydruk paragonu. Są to – jak już wcześniej stwierdziliśmy – dane identyfikujące konkretnego sprzedawcę (nazwa firmy, adres placówki handlowej), tworzące tzw. nagłówek paragonu. Zaprogramowaniu podlega również punkt 4, czyli data oraz czas sprzedaży (paragon powinien dokładnie określać dzień oraz godzinę konkretnej transakcji, dlatego w przypadku letniej lub zimowej zmiany czasu należy ten parametr prawidłowo ustawić).
Kolejną pozycją, którą użytkownik kasy powinien samodzielnie zaprogramować, jest nazwa towaru oraz jego cena. Kupujący ma bowiem pełne prawo wiedzieć, co dokładnie i za ile kupuje. Niemniej, zaprogramowanie bazy towarowej kasy może nastręczać sprzedawcy wiele problemów, które postaramy się wyjaśnić na konkretnych przykładach.

 

 
Jak to w ogóle nazwać?
Obowiązujące w Polsce przepisy stanowią, iż nazwa towaru, która znajduje się na paragonie, musi być dokładna i na tyle zindywidualizowana, aby na jej podstawie kupujący mógł nawet po pewnym czasie określić, jaki towar lub usługa zostały zakupione.  Tak więc stosowanie nazw zbyt ogólnikowych i enigmatycznych może zostać zakwestionowane przez fiskusa, a nawet narazić sprzedawcę na karę skarbową. Innymi słowy, właściciel sklepu obuwniczego, który cały swój towar będzie sprzedawał pod jedną zbiorczą nazwą „Buty” – będzie postępował niezgodnie z przepisami i może zostać za swój brak inwencji językowej przykładnie ukarany.
Niestety, każdy model kasy ma zaprogramowaną tzw. maksymalną ilość miejsc znakowych przeznaczonych na wpisanie nazwy, pojawiającej się następnie na paragonie. To zaś oznacza, iż długie i rozbudowane określenia mogą się na wydruku zwyczajnie nie zmieścić (np. „botki na koturnie Diana”, „czółenka Karine Arabian”, półbuty męskie Timberland Splitrock 2″).
Ponadto w przypadku małych kas jednostanowiskowych, które zapamiętują jedynie do 3 tys. kodów, wprowadzanie nazw absolutnie wszystkich znajdujących się w sklepie towarów spowodowałoby błyskawiczne zapchanie pamięci (nie mówiąc już o tym, iż nauczenie się trzech tysięcy PLU, z których każdy oznaczałby inny produkt – byłoby ponad siły każdego sprzedawcy).
Reasumując: zaprogramowanie nazwy, która następnie będzie stanowiła treść paragonu, stanowi dla użytkownika kasy spore wyzwanie. Z jednej strony musi on wziąć pod uwagę zalecenia fiskusa, z drugiej – pogodzić je z technicznymi ograniczeniami, które wynikają z konstrukcji samego urządzenia (szerokość paragonu, ilość znaków, ograniczona pojemność pamięci).
W praktyce wielu sprzedawców próbuje sprostać owym wymogom, łącząc podobny asortyment w grupę towarową, której zostaje nadana jedna zbiorcza nazwa („kalosze dziecięce”, „sandały męskie”) lub zapisuje nazwę za pomocą skrótów („Bit. śmiet. 20%Tł”, „Kiełb. Zwycz. Pamso”, „Sandal. Męsk. Bata”).
O tym, iż niekiedy takie próby dają komiczne efekty, świadczą te oto dwa paragony:
 
 
Podsumowanie:
Analiza treści, które muszą się pojawiać na każdym wydrukowanym przez nas paragonie dowodzi, iż jest to dokument potrzeby przede wszystkim fiskusowi (dzięki niemu urząd skarbowy łatwo może sprawdzić, czy odprowadzamy do skarbu państwa należne podatki). Jest to również dokument istotny dla klienta, który na podstawie zawartych na paragonie danych może zareklamować dany produkt, a następnie wystąpić do sprzedawcy o zwrot pieniędzy. Figurujące na paragonie informacje (adres sklepu, dzień oraz godzina sprzedaży, nazwa towaru oraz cena) –  stanowią bowiem niezbity dowód przeprowadzonej w danym sklepie transakcji.