Na czym polega ewidencjonowanie obrotów?

Poznajmy teraz terminy związane z eksploatacją urządzeń rejestrujących. W tym artykule chciałbym bardziej szczegółowo omówić takie pojęcia, jak „ewidencjonowanie obrotów”, „instalacja kasy”, „numer ewidencyjny” i „numer unikatowy”. Scharakteryzuję również wydruki fiskalne – czyli paragony, raporty miesięczne, okresowe oraz dobowe. Przy okazji zamierzam napomknąć o różnych obowiązkach związanych z przechowywaniem owych dokumentów (jako że ich archiwizacja jest prawnym wymogiem dotyczącym wszystkich właścicieli urządzeń rejestrujących).

 

EWIDENCJONOWANIE OBROTÓW
Zacznijmy może od zdefiniowania pojęcia „obrotu”. Mówiąc najprościej, jest to kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Z kolei kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy, na które składa się cena danego towaru oraz przyporządkowana do niego stawka podatkowa.  Jeśli to wyjaśnienie nadal wydaje się Państwu dość niejasne, wyjaśnimy kwestię obrotu na bardzo prostym przykładzie:
Za pudełko zapałek klient zapłacił złotówkę i dwadzieścia trzy grosze (kwota należna), z czego 23 grosze stanowiła kwota podatku należnego (stawka VAT, którą przedsiębiorca powinien oddać fiskusowi), natomiast obrót wyniósł zaledwie 1 złotówkę. Ponieważ sprzedawca wydał klientowi paragon, wszystkie dane dotyczące tej transakcji zostały wpisane do pamięci operacyjnej kasy fiskalnej. Dzięki temu podczas kontroli skarbowej urzędnik bez trudu będzie mógł sprawdzić, jak w danym dniu kształtowała się wysokość obrotów i jaka była suma podatku należnego.
Gdyby natomiast sprzedawca zignorował obowiązek wydrukowania paragonu i schował całość kwoty należnej do własnej kieszeni, niezgodnie z prawem zawyżyłby swoje obroty i tym samym naraził skarb państwa na poważne straty :-))
Ewidencjonowanie obrotów na kasie fiskalnej polega więc na trwałym i nieusuwalnym zapisaniu w pamięci fiskalnej różnych danych dotyczących absolutnie każdej przeprowadzonej przez sprzedawcę transakcji. Na dane te składają się: nazwa towaru, jego cena (będąca niczym innym, jak kwotą należną) oraz wysokość należnego podatku (wynikająca ze stawki VAT-u).  Potwierdzeniem faktu, iż dane te zostały na stałe wprowadzone do pamięci urządzenia, są drukowane przez kasę raporty fiskalne – przede wszystkim paragony i raporty dobowe.
Mówiąc nieco żartobliwie, kasa fiskalna posiada pamięć absolutną, umożliwiająca odtworzenie wszystkich operacji sprzedaży, jakie od momentu fiskalizacji urządzenia do jego wyrejestrowania zostały za jej pośrednictwem przeprowadzone. Zastosowane przez programistów rozwiązania techniczne nie pozwalają bowiem na samowolną ingerencję użytkownika w pamięć fiskalną, odpowiadającą za ewidencjonowanie obrotów. Nie da się więc w taki sposób przeprogramować kasy, aby zapamiętywała tylko co piątą transakcję lub zaniżała wysokość podatków. Użytkownik nie ma również żadnych możliwości, aby wykasować raz wprowadzone dane.
Tak więc kasa ewidencjonuje sprzedaż w sposób doskonały i dzięki temu stanowi idealny instrument kontroli podatnika.

 

INSTALACJA KASY
Wiemy już, iż podatnik, któremu zależy na ukryciu wysokości obrotów, nie jest w stanie samodzielnie przeprogramować pamięci fiskalnej, ani też sprawić, aby kasa „zapomniała” o niektórych wprowadzonych danych. Niemniej – aby tym bardziej zdyscyplinować podatnika – fiskus wprowadził kolejne obostrzenie. Jest nim obowiązkowa rejestracja zakupionego urządzenia, której należy dokonać we właściwym ze względów podatkowych Urzędzie Skarbowym.
Rejestracja polega na złożeniu pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich instalacji (użytkowania).  Innymi słowy – musimy powiadomić fiskusa nie tylko o tym, iż zamierzamy ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy, lecz również o tym, pod jakim adresem będziemy to robić. W zgłoszeniu należy bowiem podać lokalizację wszystkich punktów sprzedaży, w których będą pracowały zakupione przez nas urządzenia.
W związku z instalacją kasy musimy pamiętać o następujących wymogach:
– kasę rejestrujemy NAJPÓŹNIEJ na jeden dzień przed fiskalizacją (czyli przed dniem rozpoczęcia sprzedaży),
– w zgłoszeniu wymieniamy wszystkie urządzenia (nie tylko kasy główne, lecz również rezerwowe),
– jeśli zamierzamy prowadzić sprzedaż w kilku różnych placówkach handlowych, podajemy w zgłoszeniu wszystkie adresy (natomiast w przypadku sprzedaży obwoźnej – jedynie adres SIEDZIBY FIRMY),
– kasa zainstalowana pod konkretnym adresem nie może być odtąd używana w innym miejscu (przenoszenie urządzeń z jednego punktu sprzedaży do drugiego jest absolutnie zabronione),
– jeśli zafiskalizujemy kasę i nie poinformujemy o tym skarbówki, stracimy bezpowrotnie prawo do ulgi (zwrotu części wydatków poniesionych z tytułu zakupu urządzenia). Natomiast jeśli jest to nasze kolejne urządzenie – możemy dostać mandat za wykroczenie skarbowe.

 

NUMER EWIDENCYJNY
Aby uchronić podatników przed pokusą, jaką może być posługiwanie się nie swoją kasą (ewentualnie – kasą, która została w innym miejscu zainstalowana), fiskus postanowił nadać każdemu urządzeniu odrębny numer ewidencyjny. Numer ten powinien zostać przez podatnika wpisany do książki serwisowej  (która musi być przechowywana w miejscu instalacji kasy) oraz w sposób czytelny i trwały naniesiony na obudowę urządzenia.

 

NUMER UNIKATOWY
Ponieważ zabezpieczeń nigdy nie jest dosyć, każda kasa posiada dodatkowo swój własny numer identyfikacyjny, wgrany na stałe do pamięci operacyjnej. Numer ten po fiskalizacji pojawia się na wszystkich dokumentach rozliczeniowych i pozwala na ustalenie właściciela urządzenia (dzięki niemu, jeśli jakiś sprzedawca używa kradzionej kasy, fiskus wcześniej czy później ten fakt wyłapie).
Każdy numer unikatowy jest kombinacją trzech liter i następujących po nich ośmiu cyferek.