Paragony, raporty fiskalne – praktyczne wskazówki

Teoretycznie wszystkie sytuacje związane z drukowaniem raportów fiskalnych zostały ujęte w ścisłe ramy prawne i opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz stosowania tych kas przez podatników. Niemniej sprzedawcy mają często problemy z interpretacją poszczególnych zapisów lub też z zastosowaniem tych przepisów w praktyce (wymóg indywidualizacji nazw towarów na paragonie, obowiązek magazynowania kopii paragonów). Często również bywa i tak, iż w niektórych przypadkach sprzedawca musi sam określić, jakie postępowanie można uznać za zgodne z wytycznymi, a jakie może zostać ukarane przez fiskusa, jako że w odniesieniu do konkretnego zdarzenia zalecenia ministerstwa są dość enigmatyczne. Jedną z takich problematycznych sytuacji jest np. drukowanie raportów dobowych z zerową sprzedażą czy też wykonywanie kilku raportów dobowych zamiast obowiązującego jednego. Oto lista najczęstszych wątpliwości:
 

 

Przez pomyłkę wykonałam dwa raporty dobowe – czy będę za to przez fiskusa ukarana?
Nie – podatnik może wykonać więcej niż jeden raport dobowy i nie ponosi z tego tytułu żadnych konsekwencji. Zgodnie z przepisami – raport dobowy musi być wydrukowany minimalnie jeden raz w terminie wskazanym przez ustawodawcę. Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań, aby kasjer wykonał kilka raportów dobowych – teoretycznie może to uczynić po każdej zmianie kasjera, a nawet po zamknięciu każdej transakcji. Jest to jednak o tyle nieopłacalne, iż pamięć każdej kasy jest zaprogramowana na określoną ilość raportów – typowa kasa jednostanowiskowa zapamiętuje jedynie około 1830 wydruków dobowych (co daje pięć lat ciągłej pracy). Jest więc oczywiste, iż częste drukowanie raportów dobowych skraca czas eksploatacji urządzenia i jest finansowo nieopłacalne, jako że kasę trzeba będzie wcześniej wymienić.

 

Czy jeśli wykonałam kilka raportów dobowych, muszę archiwizować wszystkie wydruki, czy wystarczy, abym zachowała jedynie ostatni raport?
Jak wyjaśniałem w poprzednim artykule, raport dobowy należy do raportów zerujących (czyli dokumentuje sprzedaż, która miała miejsca od ostatniego zerowania totalizerów)  i nie sumuje się ze wcześniejszymi raportami. Dlatego należy zachować każdy wydruk – nawet jeśli widnieje na nim tylko jedna transakcja :-))
 

 

Czy nie dojdzie do niezgodności między raportami dobowymi a raportem miesięcznym, jeżeli wydrukuję większą ilość paragonów dobowych?
Nie – wszystkie „nadprogramowe” raporty dobowe zostaną w raporcie miesięcznym zsumowane i wydrukowane pod wspólną datą.

 

Czy muszę drukować raporty dobowe przy zerowej sprzedaży?
Wiele osób jest przekonanych, iż nawet przy braku sprzedaży należy obowiązkowo drukować raporty dobowe. Warto jednak przypomnieć, iż brak sprzedaży oznacza, że obrót i kwota podatku mają wartość zerową (innymi słowy – kasa nie ma co ewidencjonować). Ponieważ dane o sumarycznym obrocie i tak zostaną wykazane w raporcie fiskalnym miesięcznym, zatem nie ma potrzeby ani obowiązku sporządzania raportów dobowych w dniach, w których nie zaewidencjonowano żadnej sprzedaży na kasie rejestrującej.

 

Wystawiłam paragon z ewidentnie błędną ceną, czy mam możliwość anulowania paragonu?
Tylko wtedy, jeżeli paragon nie został wydrukowany. Paragon można anulować (bądź stornować) tylko przed jego zakończeniem. Przypomnijmy w tym miejscu, iż stornowanie polega na wycofaniu z paragonu określonej pozycji. Sprzedaż danego towaru zostaje wówczas unieważniona i nie jest uwzględniona w ogólnym podsumowaniu transakcji.
Tak więc po wydrukowaniu paragonu jego automatyczna korekta nie jest już możliwa i należy sporządzić protokół anulowania operacji na kasie fiskalnej.

 

Wystawiłam klientowi fakturę. Czy muszę również wystawić paragon?
Tak. W takim przypadku paragon należy podpiąć do kopii faktury.

 

Klient zgłosił się do sklepu po kilku dniach od zakupieniu towaru i zażądał wystawienia faktury na podstawie paragonu. Czy mogę mu ją w tej sytuacji wystawić?
Tak, o ile zostały zachowane obowiązujące w tej sytuacji terminy. Tyle tylko, że wystawienie faktury VAT na podstawie paragonu regulują w różny sposób dwa różne zapisy: ustawa o VAT oraz Ordynacja podatkowa. Według ustawy o VAT sprzedawca może wystawić fakturę na podstawie paragonu tylko do siódmego dnia od dnia dokonania sprzedaży. Według Ordynacji podatkowej – może to uczynić, o ile kupujący zgłosił się po fakturę przed upływem trzech miesięcy od dnia zakupu. Biorąc pod uwagę orzecznictwo urzędów skarbowych, bezpieczniej jest w takim przypadku postępować zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie o VAT. Innymi słowy, kupujący może po okazaniu paragonu zażądać wystawienia faktury w ciągu 7 dni od dnia dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.
 

 

Czy jeśli kupujący zgubił paragon, mogę mu mimo wszystko wystawić fakturę?
Nie. jak już wiemy, nie da się powtórnie wydrukować paragonu, a tym samym postąpić zgodnie z przepisami, nakazującymi podpięcie tego dokumentu do kopii faktury. Dlatego też urzędy skarbowe uznają, że „przy braku paragonu fiskalnego nie ma możliwości spełnienia żądania nabywcy i wystawienia faktury VAT w miejsce paragonu”.
 

 

Co powinnam zrobić, jeśli po wystawieniu paragonu klient postanowi zwrócić towar?
Jest to jedna z takich sytuacji, które nie zostały opisane przez ustawodawcę. Ponieważ tej kwestii nie regulują odrębne przepisy, możemy więc zastosować własne rozwiązanie (np. przygotować „Formularz korekty paragonu”, „Zeszyt korekt” lub „Zeszyt zwrotów detalicznych”, w których będziemy zamieszczali wszystkie korekty sprzedaży). Praktycy radzą, aby taki wpis korygujący uwzględniał następujące dane:
– dane ilościowe i wartościowe z paragonu przed korektą,
– numer anulowanego paragonu,
– datę sprzedaży,
– nazwę korygowanego towaru,
– stawkę podatku VAT,
– wartość podatku VAT (tylko w odniesieniu do zwracanego towaru),
– wartość sprzedaży brutto (tylko w odniesieniu do zwracanego towaru).
Do wpisu należy dołączyć oryginał paragonu, a jeśli jest to niemożliwe, gdyż np. klient zamierza go zachować – należy wykonać kserokopię wydruku. Na odwrocie paragonu powinny się znaleźć dane osobowe klienta (jego imię i nazwisko oraz własnoręczny podpis).
Pamiętajmy, iż anulowanie paragonu obniża wartość podatku, który powinniśmy zwrócić fiskusowi. Tak więc anulowanie lub korygowanie paragonów bez jakichkolwiek zapisów może zostać przez fiskusa odczytane jako chęć ukrycia części dochodów. Dlatego dla własnego bezpieczeństwa załóżmy ewidencję wszystkich transakcji, które zostały z różnych przyczyn anulowane (uznanie reklamacji, odstąpienie od umowy przez klienta, nie podjęcie towaru w sprzedaży wysyłkowej itp.)
Ważna uwagazakładając zeszyt anulowanych transakcji ułatwimy też życie naszej księgowej, która będzie musiała skorygować wartość sprzedaży miesięcznej.